Dưới đây là kế hoạch hằng ngày gồm 3 bước thực hiện trong 18 phút sẽ giúp bạn kiểm soát sự tập trung và tăng hiệu suất làm việc
Mỗi ngày bạn đều khởi đầu ngày mới với những dự định sẽ hoàn thành mọi việc một cách hay nhất rồi đến giữa trưa mới tự hỏi không biết chuyện gì đang xảy ra với hiệu suất công việc của mình? Peter Bregman, tác giả của cuốn sách 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done (do Hatchette Book Groupxuất bản năm 2012) cho rằng: Giải quyết các vấn đề nhỏ và dai dẳng khi chúng xuất hiện và nhận các email cũng như các cuộc điện thoại có thể dễ dàng khiến bạn bị chệch hướng.
Ông cho biết thêm: "Trong thời đại công nghệ như hiện nay thì chúng ta chưa bao giờ dễ dàng bị phân tâm như thế. Thực tế, chúng ta thường chào đón những việc làm phân tâm vì chúng cho chúng ta thời gian nghỉ ngơi, tách biệt công việc vốn mất nhiều sức lực và năng lượng trong chốc lát”.
Theo Bregman, bí quyết để kiểm soát hiệu quả sự mất tập trung và thời gian chính là tuân theo một kế hoach: "Đó phải là một quá trình liên tục và dù thế nào chăng nữa chúng ta cũng phải tập trung vào những công việc ưu tiên của mình trong suốt cả ngày”.
Dưới đây là kế hoạch hằng ngày gồm 3 bước thực hiện trong 18 phút sẽ giúp bạn kiểm soát sự tập trung và tăng hiệu suất làm việc:
Bước 1: Lập kế hoạch (5 phút)
Bregman khuyên rằng: trước khi bắt đầu ngày mới hoặc trước khi kiểm tra thư điện tử, bạn hãy lấy một tờ giấy trắng và viết ra những nhiệm vụ mình sẽ phải làm để có được một ngày làm việc thành công. Sau đó hãy lên lịch và thời gian biểu cụ thể để làm những việc đó.
Ông cho biết: "Có một sức mạnh to lớn trong việc quyết định khi nào bạn sẽ làm việc gì đó. Hãy đặt những việc khó khăn và quan trọng nhất ngay khi bắt đầu một ngày mới vì đây cũng là lúc bạn ít bị phân tâm nhất. Nếu danh sách công việc của bạn không khớp với lịch thì hãy sắp xếp lại các việc ưu tiên của bạn”.
Bước 2: Tái tập trung (một phút mỗi giờ)
Hãy đặt chuông thông báo trên đồng hồ đeo tay, điện thoại hoặc máy tính kêu vào mỗi giờ. Khi chuông kêu, bạn hãy tự hỏi xem liệu mình đã sử dụng 1 giờ trước hiệu quả chưa. Cách bạn sử dụng thời gian cũng giống như những món ăn bạn dùng tại một bữa triệc buffet.
Bregman cũng cho rằng: "Mọi người thường ăn ít tại một bữa tiệc buffet vì những món họ muốn ăn tại thời điểm đó khác với những món họ muốn ăn vào cuối ngày. Điều này cũng tương tự như với thời gian- những việc bạn muốn làm tại một thời điểm nào đó thường khác với những việc bạn mong muốn hoàn thành vào khi kết thúc một ngày. Kiểm tra vào mối giờ sẽ giúp bạn luôn đi đúng hướng”.
Bước 3: Xem lại (5 phút)
Vào cuối ngày, hãy xem lại những việc đã hoàn thành tốt, bạn đã chú trọng nhất tới điểm gì và điểm gì bạn mất tập trung nhất. Bregman gợi ý: "Liệu bạn đã hoàn thành tất cả những việc bạn muốn chưa? Nếu không, thì việc nào bạn có thể làm tốt hơn vào ngày mai?”.
Ví dụ, nếu bạn đã hoàn thành được nhiều việc trong buổi sáng nhưng lại khó tập trung vào buổi chiều thì hãy cân nhắc sắp xếp làm những việc cần tập trung như viết đề xuất hoặc thiết kế một chiến dịch tiếp thị vào đầu giờ sáng. Hãy dành những việc ít gây mệt mỏi như đọc email hoặc xem lại các số liệu website cho buổi chiều.
Bregman cho rằng đó cũng là một thời điểm tốt để làm nốt những việc còn dở dang, không để chúng lấn sang buổi tối. Chẳng hạn như thể hiện sự biết ơn với những người đã giúp đỡ bạn và gửi thông tin cập nhật nhanh tới các thành viên trong nhóm của bạn.
(Dịch từ Entrepreneur)
